Use when the user needs to schedule meetings across multiple participants, resolve scheduling conflicts, find optimal meeting slots, or coordinate across departments.
NOT for: meeting agenda creation, meeting minutes writing, video conferencing tool setup, or meeting facilitation.
为跨部门约会议来回扯皮的职场人提供智能协调方案，通过扫描多人日历空闲时段，结合会议优先级和参会者偏好，推荐最优时段与备用方案，减少协调沟通成本。
我要约一个5人跨部门会议，大家时间如下：[列出各人空闲段]，帮我找最优时间
这个会议需要老板参加，他只有周三上午有空，帮我协调其他人
我们团队6个人要开周会，怎么找到一个每周固定的最佳时段？
A同事只有上午有空，B同事只有下午有空，有什么折中方案？
## 会议协调方案
### 参会者信息
| 姓名 | 角色 | 可用时段 | 必要性 |
|------|------|----------|--------|
| 张总 | 决策者 | 周三上午、周四全天 | 必须 |
| 李经理 | 汇报人 | 周二下午、周三全天 | 必须 |
| 王工 | 技术支持 | 周一至周五下午 | 可选 |
| 赵主管 | 相关方 | 周三上午、周五上午 | 可选 |
### 推荐方案
| 方案 | 时段 | 必要人员 | 可选人员 | 推荐度 |
|------|------|----------|----------|--------|
| ✅ 方案A | 周三 10:00-11:00 | 张总✓ 李经理✓ | 王工✗ 赵主管✓ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| 方案B | 周四 14:00-15:00 | 张总✓ 李经理✗ | 王工✓ 赵主管✗ | ⭐⭐⭐ |
| 方案C | 周三 14:00-15:00 | 张总✗ 李经理✓ | 王工✓ 赵主管✗ | ⭐⭐ |
### 推荐：方案A
- 覆盖所有必要参会者
- 赵主管也可参加（加分项）
- 上午时段精力充沛，适合决策类讨论
- 王工无法参加，建议会后同步结论即可
### 协调话术
"各位好，关于XX事项的讨论会议，综合大家时间，建议安排在周三10:00-11:00。
如有冲突请在今天下班前反馈，否则默认按此时间发邀请。"
| 异常场景 | 提示语 |
|---|---|
| ---------- | -------- |
| 完全找不到共同空闲时间 | "所有人的时间无交集，建议方案：①拆分为两次小会 ②改为异步文档讨论 ③请优先级最低的参会者看回放" |
| 关键人物时间极少 | "决策者时间非常有限，建议：①缩短会议到30分钟 ②提前发议程让大家预习 ③只让决策者参与决策环节" |
| 用户未提供所有人时间 | "还缺少XX的可用时段信息，能否确认？或者我先基于已有信息给出候选方案" |
| 参会人数过多（>10人） | "10人以上会议建议分层：核心讨论组(3-5人)做决策，其他人看纪要或旁听" |
| 频繁改期需求 | "频繁改期说明时间窗口太紧。建议为此类会议预留固定时段（如每周三10点为项目同步时间）" |
Q：怎么让别人配合提供时间？
A：建议发起投票（用腾讯文档/飞书投票），而非逐个问。话术："请在以下时段中勾选可参会的时间"。
Q：领导的时间总是最难协调怎么办？
A：先确认领导时间，再协调其他人。或请领导助理提供近期空闲时段。
Q：经常有人放鸽子/临时改时间？
A：建议约定规则：确认后24小时内不改期；设2个备选时间作为预案。
Q：几个人之间的1对1怎么高效安排？
A：推荐"Office Hours"模式：设定每周固定时段为开放预约时间，其他人自助预约。
Q：跨公司的会议怎么协调？
A：使用Calendly等外部预约工具，或直接提供3个可选时段让对方选择（给出选择比问"你什么时候有空"高效）。
Q：会议太多了怎么减少？
A：每周做"会议审计"：这个会我必须参加吗？能否改为邮件/文档？能否合并几个相关会议？
| 场景 | 原因 | 替代方案 |
|---|---|---|
| ------ | ------ | ---------- |
| 会议纪要和行动项跟踪 | 非协调范畴 | 使用会议纪要工具 |
| 视频会议工具选型 | 非时间协调 | 查阅工具对比评测 |
| 会议主持和引导 | 需要引导技能 | 使用会议引导工具 |
| 跨时区协调 | 需时区换算 | 使用跨时区会议协调工具 |
常见误用：
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