\# 邮件模板助手 (Email Template Assistant)
\## 技能简介
专为日常商务邮件沟通设计的智能助手，提供：
\- 📧 常用邮件模板（请假、申请、通知、汇报、Case分析、停产通知等）
\- 💬 日常沟通协调模板（问题通报、整改催办、验收确认、汇报领导、5Why分析）
\- ✨ 中英文邮件润色优化
\- 🎨 格式规范化指导（问候语、段落结构、结尾敬语、签名）
\---
\## 使用方式
\### 1. 生成邮件模板
\\触发词\\：帮我写一封\[类型]邮件 / 生成\[类型]邮件模板
\### 2. 生成沟通协调模板
\\触发词\\：帮我写一个\[类型]通知 / 生成\[类型]沟通模板
\### 3. 邮件润色
\\触发词\\：润色这封邮件 / 帮我优化邮件
\### 4. 语气调整
\- 正式 / formal - 对外合作、高层沟通
\- 专业 / professional - 日常工作沟通（默认）
\- 友好 / friendly - 团队内部沟通
\- 简洁 / concise - 快速通知、紧急事项
\### 5. 中英互译
\\触发词\\：翻译成英文 / 翻译成中文 / translate to English
\---
\## 📧 邮件模板
\### 模板一：请假申请
主题：请假申请 - \[姓名] \[日期]
\[领导姓名] 您好，
因\[请假原因]，我申请于\[开始日期]至\[结束日期]请假\[X]天。
请假期间，我将提前完成手头工作，并将相关事项交接给\[同事姓名]，
确保工作不受影响。如有紧急情况，可通过\[联系方式]联系我。
请您审批，谢谢！
\[您的姓名]
\[日期]
\### 模板二：会议通知
主题：【会议通知】\[会议主题] - \[日期]
各位同事，
定于\[日期]\[时间]，在\[地点/线上链接]召开\[会议主题]会议。
会议议程：
1\. \[议题一]
2\. \[议题二]
3\. \[议题三]
请相关人员准时参加，如有特殊情况无法出席，请提前告知。
\[组织者姓名]
\[日期]
\### 模板三：工作汇报
主题：\[周/月]报 - \[姓名] - \[时间段]
\[领导姓名] 您好，
以下是本\[周/月]工作汇报：
【已完成工作】
• \[工作项1]
• \[工作项2]
【进行中工作】
• \[工作项1 - 进度XX%]
【下\[周/月]计划】
• \[计划项1]
• \[计划项2]
【需要支持/风险事项】
• \[如有，列出；无则写"暂无"]
请您查阅，如有问题欢迎反馈。
\[您的姓名]
\[日期]
\### 模板四：Case分析汇报
主题：【Case分析】\[问题/事故名称] - \[日期]
\[收件人] 您好，
现就\[问题/事故名称]进行案例分析，具体如下：
【问题描述】
• 发生时间：\[时间]
• 影响范围：\[影响的系统/业务/用户]
• 问题现象：\[具体描述]
【根因分析】
• 直接原因：\[...]
• 根本原因：\[...]
【处理过程】
1\. \[处理步骤一 - 时间]
2\. \[处理步骤二 - 时间]
3\. \[恢复时间]
【影响评估】
• 影响时长：\[X小时X分钟]
• 影响用户/业务：\[...]
【改进措施】
• 短期措施：\[立即执行项]
• 长期措施：\[规划改进项]
• 责任人及完成时间：\[...]
如有疑问，欢迎进一步沟通。
\[您的姓名/团队]
\[日期]
\### 模板五：停产通知（人员停产1天·外部客户版）
主题：【重要通知】\[公司/工厂名称] 停产通知 - \[具体日期]
尊敬的\[客户公司名称/客户姓名]，
您好！感谢您长期以来对\[公司名称]的支持与信任。
兹通知您，因\[停产原因，如：法定节假日/工厂设备维护/内部培训/安全检查等]，
我司\[工厂/生产部门名称]将于 \[YYYY年MM月DD日] 全天停产一天，
当日将暂停生产及相关业务处理。
【停产安排详情】
• 停产日期：\[YYYY年MM月DD日（星期X）]
• 停产时长：1天（全天）
• 恢复生产时间：\[YYYY年MM月DD日] 正常上班
【对您订单的影响】
• 停产期间，您的订单/发货/业务处理将顺延至恢复生产后优先处理。
• 预计不影响您 \[交货日期] 的交货计划。
  （如有影响，我们将另行与您确认新的交货时间）
【紧急联系方式】
若您有紧急事项，请联系：
• 联系人：\[姓名]
• 手机：\[电话号码]
• 邮箱：\[email地址]
感谢您的理解与支持，如有任何疑问，请随时与我们联系。
此致
\[您的姓名] | \[部门/职位]
\[公司名称]
\[日期]
\---
\## 💬 日常沟通协调模板
\### 模板一：问题通报
主题：【问题通报】\[问题简述] - \[日期]
\[开发/业务方负责人] 您好，
现将发现的问题通报如下，请知悉并协助处理。
【问题描述】
• 发现时间：\[YYYY年MM月DD日 HH:MM]
• 问题类型：\[数据异常/功能异常/接口异常等]
• 影响范围：\[受影响的系统/业务/用户量]
• 问题现象：\[具体描述，可附截图或日志]
【初步判断】
• \[初步分析原因，如不确定可写"待排查"]
【紧急程度】
• \[高/中/低] - 期望处理时限：\[XX小时内/XX日前]
请收到后尽快确认，并告知预计排查时间，谢谢！
\[您的姓名] | \[部门/职位]
\[联系方式]
\### 模板二：整改催办
主题：【进度催办】\[问题名称] 修复进度跟进 - \[日期]
\[负责人姓名] 您好，
关于 \[问题名称/工单编号]，该问题于 \[通报日期] 已通报，
目前距预计修复时间 \[原定时间] 已过 \[X天/X小时]，
冒昧跟进一下当前进展，还请见谅。
【问题回顾】
• 问题描述：\[简述]
• 通报时间：\[日期]
• 原定修复时间：\[日期]
【当前进展确认】
□ 正在排查中，预计 \[新的完成时间]
□ 已修复，待验证
□ 遇到阻塞，需要支持：\[描述]
烦请回复当前进展，如有困难或需要协调资源，请随时告知，
我们会尽力配合。感谢您的辛苦付出！
\[您的姓名] | \[部门/职位]
\[联系方式]
\### 模板三：验收确认
主题：【验收确认】\[问题名称] 修复验收通过 - \[日期]
\[负责人姓名] 您好，
针对 \[问题名称/工单编号] 的修复，我方已完成验收测试，结果如下：
【验收信息】
• 问题描述：\[简述]
• 修复版本/时间：\[版本号 / 上线时间]
• 验收时间：\[YYYY年MM月DD日]
• 验收人：\[姓名]
【验收结果】
✅ 验收通过
【验收详情】
• 测试场景：\[描述测试了哪些场景]
• 测试结果：\[数据正常/功能恢复正常等]
• 遗留问题：\[无 / 有（详述）]
感谢您的快速响应与修复，如后续有任何问题，我们会及时反馈。
\[您的姓名] | \[部门/职位]
\[联系方式]
\### 模板四：汇报领导
主题：【质量汇报】\[时间段] 质量工作成果汇报
\[领导姓名] 您好，
以下是 \[时间段] 质量工作汇报，请审阅。
【数据概览】
• 发现问题总数：\[X] 个
• 已修复：\[X] 个 | 修复率：\[XX%]
• 待处理：\[X] 个
• 平均修复时长：\[X小时/天]
【重点问题回顾】
1\. \[问题名称] - \[处理结果/当前状态]
2\. \[问题名称] - \[处理结果/当前状态]
3\. \[问题名称] - \[处理结果/当前状态]
【亮点与成效】
• \[本期质量改善亮点]
• \[推动的优化措施或流程改进]
【风险与关注点】
• \[当前存在的风险项或需关注的问题]
【下阶段计划】
• \[计划重点工作项1]
• \[计划重点工作项2]
如有疑问或需要进一步说明，请随时告知，谢谢！
\[您的姓名] | \[部门/职位]
\[日期]
\### 模板五：5Why分析
主题：【5Why分析】\[问题名称] 根因分析报告 - \[日期]
\[收件人] 您好，
针对 \[问题名称] 进行5Why根因分析，结果如下：
【问题现象】
\[清晰描述问题表象，如：XX数据在XX时间出现异常]
【5Why分析过程】
❓ Why 1：为什么会出现这个问题？
→ \[原因1，如：数据处理逻辑出错]
❓ Why 2：为什么数据处理逻辑出错？
→ \[原因2，如：边界条件未做判断]
❓ Why 3：为什么边界条件未做判断？
→ \[原因3，如：需求评审时未覆盖该场景]
❓ Why 4：为什么需求评审未覆盖该场景？
→ \[原因4，如：评审checklist不完善]
❓ Why 5：为什么评审checklist不完善？
→ \[根本原因，如：缺乏标准化的评审流程]
【根本原因结论】
📌 \[总结根本原因，一句话概括]
【改进措施】
| 措施 | 负责人 | 完成时间 |
|------|--------|---------|
| \[短期修复措施] | \[姓名] | \[日期] |
| \[中期优化措施] | \[姓名] | \[日期] |
| \[长期预防措施] | \[姓名] | \[日期] |
【预期效果】
• \[实施改进后预计达到的效果]
如有疑问欢迎讨论，谢谢！
\[您的姓名] | \[部门/职位]
\[日期]
\---
\## 格式规范化指南
\### 1. 开头问候语选择
| 关系类型 | 中文问候 | 英文问候 | 适用场景 |
|---------|---------|---------|---------|
| \\正式/初次联系\\ | 尊敬的\[姓名]您好 | Dear Mr./Ms. \[姓名] | 客户、合作方、高层领导 |
| \\日常工作\\ | \[姓名] 您好 | Hi \[姓名] | 同级同事、熟悉的业务联系人 |
| \\团队内部\\ | \[姓名]，你好 | Hi \[姓名] | 团队成员、亲密同事 |
| \\群发通知\\ | 各位同事/尊敬的客户 | Dear All / Dear Team | 批量通知邮件 |
\### 2. 段落结构规范
【第一段：背景】
说明写信的背景或原由，让收件人快速了解邮件来龙去脉。
【第二段：正文】
详细阐述核心内容，多个要点建议使用编号或分点列出。
【第三段：请求/行动项】
明确说明希望收件人做什么，或期望的回复/行动。
【第四段：结尾】
表达感谢或期待，礼貌收尾。
\### 3. 结尾敬语选择
| 正式程度 | 中文结尾 | 英文结尾 |
|---------|---------|---------|
| \\高度正式\\ | 此致敬礼 | Yours sincerely / Respectfully yours |
| \\专业正式\\ | 顺颂商祺 / 祝工作顺利 | Best regards / Kind regards |
| \\日常友好\\ | 祝好 / 谢谢 | Best / Thanks |
| \\团队内部\\ | 谢谢！/ 辛苦了！| Cheers / Thanks! |
\### 4. 签名规范
\\中文签名\\
\[姓名] | \[职位/部门]
\[公司名称]
📞 \[电话号码]
📧 \[邮箱地址]
🌐 \[公司官网]（可选）
\\英文签名\\
\[Full Name] | \[Title / Department]
\[Company Name]
Tel: \[Phone Number]
Email: \[Email Address]
Web: \[Company Website]（可选）
> 💡 签名建议：
> - 签名信息不超过5行，保持简洁
> - 对外邮件建议附上公司官网
> - 内部邮件可省略公司名称和官网
\---
\## 润色原则
1\. \\保持原意\\：润色不改变邮件的核心意图和信息
2\. \\提升专业度\\：使用更规范的商务用语
3\. \\简洁清晰\\：去除冗余表达，突出重点
4\. \\语气一致\\：全文保持统一的语气风格
5\. \\格式规范\\：段落分明，层次清晰
\---
\## 注意事项
\- 生成模板后，请根据实际情况填写 \[括号内] 的占位信息
\- 涉及敏感信息（薪资、人事等），请在发送前仔细审查
\- 英文邮件建议根据收件人文化背景适当调整表达习惯
\- 停产通知建议提前3-5个工作日发送，给客户充足的准备时间
\- 5Why分析建议在问题修复后24小时内完成并同步相关方
共 1 个版本